Rencontres AstroCiel 2021

29 juillet – 14 août

Document informatif

À lire très attentivement

Après une période d’incertitude en raison de la pandémie, la Station de Valdrôme accueillera les Rencontres AstroCiel 2021, dans le respect des règles sanitaires imposées. Comme l’an dernier, la Société astronomique de France est mandatée par la Station de Valdrôme pour enregistrer les réservations d’hébergement aux Rencontres AstroCiel. Les frais d’hébergement qu’elle encaisse seront ultérieurement intégralement reversés à la station.

La participation aux Rencontres est réservée aux membres de la Société astronomique de France à jour de leur cotisation. Si vous n’êtes pas encore adhérent (ou si votre adhésion est périmée) vous devrez vous mettre en règle avant de faire votre demande d’hébergement. Vous trouverez sur le site de la SAF, à la rubrique « adhérer », le bulletin d’adhésion à compléter et la modalité de règlement directement via la boutique. Votre numéro d’adhérent devra figurer sur la fiche de demande d’hébergement.

NB : Si vous n’êtes pas adhérent et si votre séjour ne doit pas excéder une semaine, une inscription à 15 euros est possible pour une demande d’hébergement faite avant le 17 juillet. Sinon, à partir du 29 juillet, sur place, l’inscription pour les non-adhérents en séjour court sera de 20 €.

Cette année, il n’a pas été possible d’organiser un stage spécifique pour les jeunes. Cependant, les jeunes accompagnés d’au moins un adulte seront les bienvenus. Ils trouveront dans la station des activités sportives en complément de leurs activités astronomiques.

Les réservations en ligne débuteront à la mi-mai 2021 et seront closes le 17 juillet, mais il sera possible ensuite de s’inscrire sur place, à partir du 29 juillet. Pour effectuer les réservations, chaque participant trouvera sur le site deux fiches à remplir : l’une pour l’hébergement, l’autre pour la restauration.

Procédure pour l’hébergement (réservation et règlement)
– Remplir la fiche de réservation comme indiqué plus loin et l’envoyer en pièce jointe à l’adresse : astrociel@saf-astronomie.fr
– Dès réception de la confirmation de la réservation de l’hébergement, envoyer le chèque correspondant (à l’ordre de la SAF) accompagné du volet découpé au bas de la feuille de confirmation et dûment complété à : SAF, AstroCiel 2021, 3 rue Beethoven, 75016 Paris.
– Les personnes souhaitant prendre une inscription à 15 euros, rédigeront un 2ème chèque, à l’ordre de la SAF et en écrivant au dos « inscription Valdrôme » et elles glisseront ce chèque dans la même enveloppe que l’autre chèque à destination de la SAF.

Le bulletin de réservation de l’hébergement doit être rempli par le participant (adhérent ou simplement inscrit à 15 €) qui indique son mode d’hébergement (espace camping, espace camping-car, tente marabout ou en extérieur), son souhait de localisation et ses dates d’arrivée et de départ. Le participant peut être accompagné sur son emplacement de 3 personnes au maximum dont les noms seront indiquées sur le bulletin. Les références des emplacements camping sont indiquées sur le plan à disposition sur le site. Les personnes venant avec caravane ou camping-car devront réserver un des emplacements C1 à C14.

Si des participants souhaitent réserver des emplacements proches les uns des autres, ils devront l’indiquer et, de préférence, envoyer leurs fiches simultanément car l’attribution des emplacements se fera dans l’ordre de l’arrivée des demandes.

Les tarifs des hébergements figurent dans le tableau ci-dessous. Ils incluent, comme l’an dernier, la taxe de séjour (0,22 € par jour et par adulte). L’hébergement est gratuit pour les enfants de moins de 4 ans et les jeunes de 4 à 18 ans bénéficient de tarifs adaptés (voir tableau ci-dessous).

Tarif de l’hébergement /nuit / personne
(inclut taxe de séjour)
Adulte4-18 ans
Sous tente marabout12,229,5
Sur emplacement tente ou camping-car9,227

Le séjour pourra être prolongé à condition que l’emplacement soit disponible et en accord avec les personnes assurant l’accueil SAF à qui seront réglés les coûts complémentaires. Attention ! Au-delà du 25 juillet l’annulation ou la réduction du séjour ne pourra donner lieu à aucun remboursement, sauf circonstances graves qui devront être justifiées.

Procédure pour la restauration (réservation et règlement partiel)
– Si le participant souhaite prendre des repas au restaurant, il devra remplir la fiche de réservation des repas comme indiqué plus loin.
– Adresser la fiche, accompagnée du chèque de règlement libellé à l’ordre de « Trésor public », en courrier postal à : Station de Valdrôme, Rencontres AstroCiel 2021, Plaine de l’Aups, 26310.

Le bulletin de réservation des repas devra indiquer le détail journalier des repas et le nombre de personnes concernées. Les tarifs de restauration figurent dans le tableau ci-dessous (gratuité pour les moins de 4 ans). L’acompte à régler au moment de la réservation est de 30 % du total. Le solde devra être réglé à la station lors de votre arrivée.

Tarif de la restaurationAdulte4-18 ans
Repas 1411
Petit-déjeuner64

Pour les repas supplémentaires demandés à moins de 24 heures à l’avance et possibles en fonction des disponibilités du restaurant, le tarif est de 16 €.

Précautions sanitaires. La station de Valdrôme met en place les dispositions sanitaires de distanciation pour les repas en salle et de désinfection régulières des espaces communs.
Il est demandé à chaque participant de respecter scrupuleusement les consignes et de contribuer ainsi à la sécurité de chacun et de tous.

Appel aux bonnes volontés. Afin d’étoffer l’équipe SAF pendant les Rencontres, nous sollicitons des bonnes volontés. Il s’agit de se rendre disponible à certains moments afin de soulager le ou la responsable SAF du jour. Les volontaires peuvent se signaler sur la fiche de réservation d’hébergement. Merci d’avance.

Bernadette Jazet, Marie-Claude Paskoff et Hervé Roy

Pour les adhésions et réadhésions, voir le site : saf-astronomie.fr/adhesion
Pour toute question au sujet des Rencontres : astrociel@saf-astronomie.fr
Pour toute question concernant la restauration : valdrome@ladrome.fr